Trong cuộc sống, mỗi cá nhân đều gặp những vấn đề khó khăn cần giải quyết, một số vấn đề thì đơn giản nhưng rất nhiều vấn đề nghiêm trọng và phức tạp. Nếu bạn có đủ kĩ năng, bạn sẽ có thể xử lý vấn đề một cách hiệu quả và nhanh chóng. Ngược lại, nếu bạn chưa được trang bị những kĩ năng giúp giải quyết vấn đề thì những phương án mà bạn đưa ra có thể không hiệu quả, hoặc bạn sẽ bị mắc kẹt với vấn đề đó và không làm được việc gì khác, cuối cùng sẽ dẫn đến những hiệu quả nghiêm trọng.
Giải quyết vấn đề thường bao gồm cả quá trình ra quyết định, và việc ra quyết định là đặc biệt quan trọng đối với quản lý và lãnh đạo. Có những phương pháp giúp bạn cải thiện quá trình ra quyế định và hiệu quả của quyết định. Có bốn bước cơ bản để giải quyết một vấn đề và ra quyết định:
1. Xác định vấn đề
Yếu tố quan trọng nhất để giải quyết vấn đề là đảm bảo rằng bạn đang xử lý vấn đề thực sự chứ không phải những hậu quả của nó. Ví dụ, nếu biểu hiện của nhóm của bạn tại công ty là chưa đạt tiêu chuẩn, bạn có thể nghĩ vấn đề là do chất lượng công việc của từng cá nhân; nhưng nếu bạn nhìn nhận vấn đề sâu hơn, bạn sẽ phát hiện vấn đề thực sự có thể là do nhân viên chưa được đào tạo kĩ, hoặc do khối lượng công việc không phù hợp.
Bước đầu tiên chính là phát hiện và nhận ra được vấn đề thực sự, xác định các đặc trưng của vấn đề và định nghĩa được vấn đề cần giải quyết. Việc này tưởng chừng hiển nhiên và đơn giản nhưng thường đòi hỏi sự suy xét và phân tích sâu. Nếu dành nhiều thời gian tìm hiểu vấn đề, bạn sẽ hiểu nó rõ hơn và có khả năng truyền đạt vấn đề với người khác tốt hơn.
2. Phân tích vấn đề
Bước hai là giai đoạn quan sát, nghiên cứu, thăm dò sâu vào vấn đề và đưa ra được một cái nhìn tổng quát, rõ ràng về vấn đề; là tìm kiếm thêm thông tin để hiểu kĩ vấn đề hơn. Trong bước này, bạn sẽ tìm kiếm các dữ liệu, thông tin liên quan đến vấn đề và phân tích chúng, xây dựng một bức tranh cụ thể và toàn diện hơn, gồm cả mục đích và những rủi ro khi vấn đề xảy ra. Giai đoạn này có thể không cần thiết trong những vấn đề đơn giản nhưng lại không thể thiếu đối với những vấn đề phức tạp hơn.
3. Tìm kiếm các phương án khả thi
Từ những thông tin thu thập được từ hai giai đoạn trước, bạn cần đưa ra tất cả các phương án, cách giải quyết khả thi đối với vấn đề đã được xác định, tuy nhiên bạn đừng nên phí nhiều thời gian đánh giá chúng ở thời điểm này.
4. Đưa ra quyết định:
Lúc này, bạn cần phân tích cẩn thận và kĩ lưỡng các phương án khả thi khác nhau của vấn đề và lựa chọn phương án thích hợp nhất để tiến hành. Đây cũng là công việc phức tạp nhất của quá trình giải quyết vấn đề. Bạn cần cần xem xét từng phương án tiềm năng và phân tích chúng thật kĩ. Một số phương án có thể không khả thi do một số vấn đề khác, ví dụ như giới hạn về thời gian hay ngân sách.
Ngoài ra, bạn cũng nên lường trước tình huống có thể xảy ra nếu không hành động nào được thực hiện để giải quyết vấn đề. Đôi khi việc giải quyết một vấn đề mà dẫn đến nhiều vấn đề khác đòi hỏi tư duy sáng tạo và ý kiến đột phá.
5. Thực hiện
Đến giai đoạn này, bạn cần chấp nhận và tiến hành phương án hành động đã lựa chọn.
6. Thu thập ý kiến phản hồi
Hãy xem xét lại các kết quả của hành động sau một thời gian, trong đó có thu thập các ý kiến phản hồi đối với hiệu quả của phương án đã lựa chọn. Điều này có thể thực hiện được bằng cách hỏi thăm ý kiến từ những người chịu ảnh hưởng từ bất kì sự thay đổi nào do quyết định của mình mang lại. Nó cũng sẽ giúp bạn điều chỉnh các phương án hành động thích hợp trong thời gian tiếp theo.
