Định nghĩa về Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa người này với người khác.
Giao tiếp có cội nguồn sâu sắc từ hành vi con người và cấu trúc xã hội
Giao tiếp là “một hoạt động tương tác để đạt được sự hiểu nhau hoặc sự thay đổi giữa hai hoặc nhiều người” (Dwyer&Daley)(1990)
Mô hình giao tiếp:
o Người gửi
o Thông điệp
o Phương pháp
o Người nhận
o Thông tin phản hồi
o Các trở ngại
o Môi trường
Kỹ năng giao tiếp – hành trang của người thành công
Kỹ năng giao tiếp chính là hành trang không thể thiếu của một người thành công. Một cán bộ thư viện và cán bộ văn hóa xã thành công khi tạo ra được sự tin tưởng của bạn đọc đến với họ. Một bạn đọc sẽ tìm được những thông tin họ cần khi được cán bộ thư viện hoặc bưu điện văn hóa xã hướng dẫn rõ ràng và cụ thể. Tác phong và thái độ của cán bộ thư viện/bưu điện văn hóa xã có tác động ảnh hưởng lớn đối với việc bạn đọc sử dụng dịch vụ này như thế nào.
Trong môi trường xã hội ngày càng phát triển như hiện nay, chuyên môn giỏi, hết mình với công việc chưa đủ để mang lại sự hài lòng cho bạn đọc/người sử dụng. Kỹ năng giao tiếp ngày càng là bí quyết không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại.
Lợi ích của kỹ năng giao tiếp rõ ràng đến nỗi không ai là không hiểu. Nhưng có một kỹ năng giao tiếp tốt thật ra lại là điều khó đạt được. Nếu không có kỹ năng giao tiếp, làm sao một bạn đọc có thể trình bày những nhu cầu tìm hiểu thông tin của họ, làm sao cán bộ thư viện/bưu điện văn hóa hiểu được những bạn đọc của mình cần hỗ trợ gì, và cảm nhận của bạn đọc ra sao đối với dịch vụ mà họ đang cung cấp? Kỹ năng giao tiếp thật sự là miếng ghép quan trọng nhất trong bức tranh thành công của mọi cuộc đời.
“Đừng đợi người khác khám phá bạn, hãy chỉ cho người ta thấy giá trị của con người bạn” (hieuhoc)
Giao tiếp có hiệu quả:
Ngôn ngữ
o Từ vựng
o Cấu trúc câu
o Cách nói: giọng nói, ngữ điệu
o Thái độ khi nói
o Bối cảnh
Phi ngôn ngữ
o Cử chỉ
o Nét mặt
o Ánh mắt
o Hành vi
Ngôn ngữ là công cụ cơ bản để giao tiếp, truyền thông tin giữa mọi người. Ngữ điệu trong giọng nói cần được sử dụng hợp lý với từng môi trường, từng đối tượng khác nhau. Bạn hãy luôn nhã nhặn với bạn đọc, mạch lạc khi hướng dẫn về nội quy thư viện/bưu điện văn hóa xã, hướng dẫn bạn đọc sử dụng dịch vụ tìm kiếm thông tin trên máy tính, sách báo…, hay truyền đạt thông tin rõ ràng, cụ thể với thái độ thân thiện khi họ không có khả năng tìm kiếm.
Một câu nói vui, hài hước phù hợp với bối cảnh sẽ giúp bạn đọc thấy lạc quan hơn với tình trạng khó khăn của họ, họ sẽ thấy dễ chịu, cảm mến và tin tưởng vào bạn.
Ngôn ngữ cơ thể
Là một phần không thể thiếu trong đời sống giao tiếp của con người, ngôn ngữ cơ thể nhiều khi còn có sức mạnh hơn tất cả kỹ năng khác trong nghệ thuật giao tiếp. Ánh mắt, nụ cười hay cái hất tay có thể truyền đạt đến người nghe một lượng thông tin đi kèm cảm xúc mà không có công cụ giao tiếp hay thông tin nào có thể làm được.
Một nụ cười thể hiện sự đồng ý, cái gật đầu thể hiện sự đồng cảm, hay mím miệng thể hiện sự bất đồng một cách nhẹ nhàng. Vẻ mặt nhiều khi có sức thuyết phục hơn là hàng giờ giải thích. Cử chỉ nhiều khi đều nằm trong bản năng con người.
Trong thực tế, nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể chỉ thông qua những biểu hiện rất đơn giản, nhưng đòi hỏi mỗi người phải tinh tế, khéo léo, quan sát thái độ và hành vi của đối phương để điều chỉnh cử chỉ, hành động của mình một cách hợp lý. Nhờ đó mà bạn sẽ có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình, truyền đạt thông điệp cho đồng nghiệp và bạn đọc một cách dễ dàng và hiệu quả.
Giao tiếp mặc dù là kỹ năng ứng xử, nhưng sự chuẩn bị cho các tình huống giao tiếp là hết sức cần thiết. Trên thực tế, phần lớn các tình huống giao tiếp thông minh của các doanh nhân là do đã chuẩn bị tinh thần hoặc kinh nghiệm để lại.
