Trong cuộc sống, việc hợp tác với mọi người là không thể tránh khỏi. Do vậy, mỗi chúng ta cần phải rèn luyện các kĩ năng cần thiết để có thể nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động của nhóm. Nếu mỗi thành viên trong nhóm không có kĩ năng tốt thì sẽ dễ dẫn đến những mâu thuẫn có thể phát sinh trong quá trình thảo luận và hợp tác.
Dưới đây là những yếu tố cần thiết tạo nên một nhóm hiệu quả:
- Sự cởi mở: Các thành viên trong nhóm nên tìm hiểu về từng người, đặc biệt là những người có cách tư duy hoặc sở thích khác so với bản thân. Như vậy, mỗi thành viên sẽ trở nên cởi mở, hoà đồng hơn, có khả năng tiếp nhận những ý tưởng mới, những quan điểm khác nhau hơn.
- Sự tin tưởng và bộc lộ bản thân: Mỗi người trong nhóm nên có một sự tin tưởng nhất định đối với các thành viên khác để có thể thoải mái chia sẻ ý kiến, quan điểm cũng như cảm xúc của mình.
- Hỗ trợ: Mỗi thành viên cần hỗ trợ nhau nếu có khó khăn để hoàn thành mục tiêu chung của cả nhóm. Mỗi người trong nhóm đều là người cộng tác chứ không phải là đối tượng cạnh tranh. Lợi ích của cả nhóm chính là lợi ích của mỗi thành viên.
- Tôn trọng: Các thành viên cần thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau trong quá trình thảo luận và hợp tác. Thay vì đổ lỗi cho nhau khi thất bại, mọi người cần rút ra được những bài học từ sự thất bại đó và nên có những phản hồi mang tính tích cực.
- Quy tắc thống nhất: Mỗi tập thể cần có các quy tắc để mọi thành viên làm theo để đảm bảo tính kỉ luật.
Với tư cách là một người hướng dẫn, bạn có thể sử dụng một vài phương pháp dưới đây để giúp sinh viên phát triển môi trường thoải mái trong các nhóm nhỏ:
- Tạo điều kiện cho sinh viên tham gia vào nhiều nhóm khác nhau để họ tiếp xúc và tăng tính tương tác với nhiều người khác nhau.
- Thiết kế các hoạt động giúp phá vỡ khoảng cách trong các nhóm, khuyến khích các thành viên phản ánh lại những khó khăn khi làm việc trong nhóm và chỉ ra tầm quan trọng của làm việc nhóm.
- Tạo điều kiện để sinh viên tham gia vào những thử thách yêu cầu sự tin tưởng của các thành viên trong nhóm. Ví dụ, trò chơi trust-fall, khi mỗi thành viên thả người ngã về phía sau và được một thành viên khác đỡ lấy.
- Khuyến khích sinh viên tự nguyện tham gia hoạt động nhóm đặt câu hỏi cho những bạn khác. Để khuyến khích kĩ năng lắng nghe và đảm bảo rằng mỗi người trong nhóm đều được phát hiểu, hãy tổ chức hoạt động “circle of voice”.
- Sau khi sinh viên đã hoạt động theo nhóm được một vài tuần, hãy cho mỗi sinh viên điền vào một checklist “Chúng ta có phải một nhóm không”, sau đó thảo luận đáp án của họ. Để sinh viên thực hiện lại hoạt động này sau khi thảo luận.
Các thành viên trong nhóm cũng cần những kĩ năng sau để đảm bảo hiệu quả hoạt động của nhóm:
- Kĩ năng giao tiếp: các thành viên cần có khả năng giao tiếp hiệu quả để đảm bảo năng suất và hiệu quả làm việc nhóm, cụ thể hơn, thành viên cần có khả năng: giải thích rõ ý kiến của mình, thể hiện cảm xúc bản thân một cách thoải mái và cởi mở, lắng nghe ý kiến của các thành viên khác, đưa ra câu hỏi để làm rõ ý kiến của người khác….
- Ý thức trách nhiệm cá nhân: Mọi thành viên đều thống nhất về nhiệm vụ của từng người và cần phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Ý thức được vai trò của từng người trong nhóm: Mỗi người trong nhóm đều có một vai trò riêng và nhiệm vụ riêng, ví dụ như lãnh đạo, người hỗ trợ, người đánh giá, người tổng hợp, v.v… và họ cần nhận thức được vai trò của từng người để tránh việc tình trạng chồng chéo trách nhiệm.
- Giải quyết vấn đề: Từ đó thành viên có thể hỗ trợ cả nhóm trong việc ra quyết định và xử lý được vấn đề một cách hiệu quả và không gây ra mâu thuẫn.
- Quản lý và tổ chức: Các thành viên biết cách lập kế hoạch và quản lý một nhiệm vụ, cách sắp xếp thời gian và cách tổ chức một buổi họp. Ví dụ, họ đảm bảo rằng các mục tiêu của cuộc họp đã được xác định, lịch trình được lập ra và tuân thủ, và mọi người đều có cơ hội tham gia.
- Lắng nghe: Trong quá trình hợp tác, mỗi thành viên cần lắng nghe và hiểu rõ ý kiến, quan điểm của những thành viên khác, thảo luận về ưu và khuyết điểm của từng ý kiến, thay vì bác bỏ ý kiến đó và ủng hộ ý kiến của mình.
